A maioria das empresas trata seus contratos de telefonia e internet como documentos estáticos, assinados uma vez e engavetados até a data da renovação automática. Essa abordagem passiva é a principal fonte de desperdício em telecomunicações, custando às empresas brasileiras milhões de reais todos os anos em serviços mal dimensionados, erros de cobrança e tarifas defasadas.
A otimização de contratos de telefonia não é apenas uma tarefa de cortar custos; é uma disciplina de gestão estratégica. Um contrato bem gerenciado pode liberar um fluxo de caixa significativo e garantir que sua equipe tenha as melhores ferramentas de comunicação pelo preço mais justo.
Com base em nossa experiência em centenas de projetos de otimização, o time do Grupo OC detalha os 7 passos de uma metodologia profissional para você tomar o controle dos seus contratos.
Os 7 Passos para uma Otimização de Contratos Eficaz
Passo 1: Construa um Inventário Preciso (Seu Mapa do Tesouro)
Você não pode otimizar o que não conhece. O primeiro passo é criar um inventário detalhado de 100% dos seus ativos e serviços de telecom.
- O que listar? Todas as linhas móveis (número, plano, usuário, centro de custo), ramais fixos, links de internet (velocidade, tecnologia), chips de telemetria (IoT) e qualquer outro serviço contratado.
- Dica de especialista: Este é o momento em que as “linhas zumbis” – de ex-colaboradores – finalmente aparecem.
Passo 2: Realize uma Auditoria Forense das Faturas
Com o inventário em mãos, mergulhe nas últimas 12 faturas. A auditoria vai além de conferir o valor total. Procure pelos 5 erros mais comuns:
- Cobranças duplicadas: O mesmo serviço cobrado duas vezes.
- Tarifas incorretas: Valores diferentes dos negociados em contrato.
- Serviços não contratados (SVAs): Apps e serviços digitais ativados sem autorização.
- Multas e juros indevidos.
- Cobrança por serviços já cancelados.
Passo 3: Analise o Perfil Real de Consumo
Agora, cruze os dados da fatura com o uso real da sua equipe. Use os relatórios de consumo (CDRs) da operadora para responder:
- Telefonia Móvel: Qual a média de dados que cada perfil de usuário (vendas, administrativo) realmente consome? O plano de 100GB é mesmo necessário ou 30GB seriam suficientes?
- Telefonia Fixa: Quantas chamadas simultâneas sua empresa realmente tem no horário de pico? O número de linhas contratadas é adequado?
Passo 4: Faça um Benchmark de Mercado
Esta etapa é crucial para a negociação. Você precisa saber o que as operadoras estão oferecendo para empresas do seu porte e segmento.
- O que pesquisar? Preço por linha/GB, benefícios inclusos (roaming, apps), condições de SLA para links de internet.
- Dica de especialista: Essa informação é difícil de obter publicamente. Consultorias como o Grupo OC possuem essa inteligência de mercado devido ao grande volume de negociações que realizam.
Passo 5: Estude as Entrelinhas do seu Contrato Atual
Antes de negociar, seja um expert no seu próprio contrato.
- Fidelidade: Qual a data exata do término do contrato? Qual o valor da multa para um cancelamento antecipado?
- Renovação Automática: A maioria dos contratos B2B possui renovação automática. Se você não agir antes do prazo, fica preso por mais um ciclo nas mesmas condições.
- Índice de Reajuste: Qual o índice usado para o reajuste anual (IGP-M, IPCA)? O IGP-M, por exemplo, teve altas expressivas nos últimos anos.
Passo 6: Prepare-se e Execute a Renegociação
Com todos os dados em mãos (erros encontrados, planos superdimensionados, ofertas da concorrência), você está pronto. Contate seu gerente de contas e apresente seus argumentos de forma estruturada. Esteja preparado para negociar e, se necessário, para migrar de fornecedor.
Passo 7: Monitore a Implementação e as Novas Faturas
O trabalho não termina com o acordo. É fundamental conferir minuciosamente as 2-3 faturas seguintes para garantir que todas as novas tarifas, descontos e condições foram aplicados corretamente pela operadora.
A otimização não se limita à telefonia. A conectividade de dados é igualmente crítica. Para operações que não podem parar, é vital garantir que seu link dedicado de internet também passe por uma análise de custo-benefício, assegurando que o SLA e a velocidade contratada sejam os ideais para sua necessidade, sem pagar a mais por isso.
Quer garantir que seus contratos de telecom sejam os mais eficientes e econômicos do mercado, mas não tem tempo para executar esse processo complexo?